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英文信件格式模板(email的格式怎么写)

发布于：2024-07-03 13:58:01 来源：互联网

电子邮件书写格式

格式一

一、收件人

1. 确认传送讯息的对象，并将 人数降至最低 。

2. 传送电子讯息之前，确认收信 对象是否正确 ，以免造成不必要的困扰和笑话。

二、抄送

1. 在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员 ( 比如项目经理 ) 。

2. 一般情况下 不要给普通客户抄送 。

3. 确认抄送讯息的对象，并将 人数降至最低 ，以免造成不必要的困扰和笑话。

三、主题

电子邮件一定要注明主题 ，因为有许多网络使用者是以主题来决定是否继续详读信件的内容 ( 网络的世界什么都有广告最讨厌但是带来的收入是相当可观的呵呵 ) 。

此外，主题要 明确、精练与内容相关 ，表达出对方需要了解的信息，而且可以区分对同一事物的不同信息。让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。

四、内容

在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益。 一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略。但称呼，正文，结束，落款 / 签名四点要尽量完整。

1 、称呼

1) 如果有收件人的姓名的话 , 可以让对方感觉更加友好。

2) 若知道对方的性别可以用： XX 先生、 XX 小姐、 XX 女士

3) 如果知道对方的身份可以用： XX 总经理、 XX 经理、 XX 董事长、 X 总、 X 董、 X 经理

2 、正文

正文做到 主题明确，语言流畅，内容简洁 。在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要的困扰。

1) 在撰写英文信函时 , 只对一两个词进行大写以示强调 , 全篇都用大写是不礼貌的。在撰写中文的时候，只对部分以示强调的词采用加粗等方式。

2) 不要在信件中发泄不满 , 应面对面的解决。

3) 回复信件时 , 有必要加上部分的原文 , 以方便对方了解回信内容。

4) 若摘录的原文很长 , 应先把回复内容放到前面 , 原文内容在后 ,

5) 在收件人明白其意时 , 才可使用俚语或缩写。

6) 如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途 ;

3 、结束

1) 如果可提供好的选择 , 应在结尾处提出。

如 : 请您考虑，有任何需要咨询，请电话或 EMAIL 联系我 .

2) 最好的结尾要着眼未来：

如：希望我们能够达成合作

3) 结尾应显示诚恳：

如：感谢您抽空洽谈

4 、落款 / 签名

目前，有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪。对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的正事，鉴于此，在商务邮件中应该有落款 / 签名，以示身份。

在网络如此发的的今天，大部分人每天都会用邮件处理各种业务，因此撰写一个规范、合格的电子邮件就显得异常重要。我特地总结了一篇关于如何撰写比较规范的商务信函或者电子邮件的文章，以帮助大家提高商务电子信函的写作水平。

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