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请示函模板(告知函怎么写)

发布于:2024-09-13 18:28:13 来源:互联网

告知函的正文通常包括两项内容.一是告知原由.说明制发本函的原因.二是告知事项.简明扼要地叙述告知对方有关事项的具体内容及应注意的问题.一、写法(一)标题  函的标题一般由发文机关、事由和文种构成,有时也可以只由事由和文种构成。(二)正文  1.开头。写行文的缘由、背景和依据。   一般来说,去函的开头或说明根据上级的有关指示精神,或简要叙述本地区、本单位的实际需要、疑惑和困难。   复函的开头引用对方来文的标题及发文字号,有的复函还简述来函的主题,这与批复的写法基本相同。继而,有的复函以“现将有关问题复函如下”一类文种承启语引出主体事项,即答复意见。   2.主体。写需要商洽、询问、答复、联系、请求批准或答复审批及告知的事项。   函,或去函和复函的事项一般都较单一,可与行文缘由合为一段。如果事项比较复杂,则分条列项书写。   ⒊ 结语。不同类型的函结语有别。如果行文只是告知对方事项而不必对方回复,则结语常用“特此函告”、“特此函达”。若是要求对方复函的,则用“盼复”、“望函复”、“请即复函”等语。请批函多以“请批准”、“请大力协助为盼”、“望能同意”、“望准予××是荷”等习惯用语收束。复函的结语常用“特此复函”、“特此回复”、“此复”等惯用语。也有的函不写结语。编辑本段二、注意问题  1.注意批请函与请示的区别,向有隶属关系的上级机关请求指示、批准事项用请示,而向没有隶属关系的业务主管机关请求批准有关事项,则用请批函。主管机关答复请求审批事项,用审批函。   2.开门见山,直奔主题。无论去函还是复函,都不要转弯抹角,切忌空话、套话和发空泛的议论。   3.一文一函,简洁明了。   4.语言要规范得体,并体现函的用语特色。发函要使用平和、礼貌、诚恳的语言,对主管机关要尊重、谦敬,对级别低的单位要平和,对平行单位和不相隶属的单位要友善。切忌使用生硬、命令性的语言。复函,则态度要明朗,语言要准确,避免含糊笼统、犹豫不定。编辑本段三、举例例一  告知函   敬启者:   我方三月十日致贵方函谅悉,故在函曾中强调我方第816号单交货之重要,务心将货物于四月三十日前运达。   货物虽已运出,但尚未接到贵寄来的任何资料,除取消本订单外,别无选择。因为我方顾客坚持交货日期,这样做实出无奈,至感遗憾。   发函者例二  告知函   敬启者:   贵方订购货物的出口许可证已获批准。货物即于八至十天内制伯完成,特此奉告。我方建议,以见到由中华人民共和国中国银行开出不可撤消信用证时付款。   我方一接到贵方确认书后,信用证就已开出,而货物即行启运并将文件寄出,作为向银行结帐任据。   敬上   发函者

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