首页 - 关注 > 会议方案范文(一份高效的会议日程应该怎么写)

会议方案范文(一份高效的会议日程应该怎么写)

发布于：2024-06-08 19:22:06 来源：互联网

一场有条理的会议需要一个成功的会议日程表。很多没有参照日程表的会议又长又低效。而详细的、灵活的日程表则能突出条理和重点，在最短时间内达成会议目标。你可以参照模版或者自己写，详情请看下文。

方法1

编写日程//p1.toutiaoimg.com/large/4a35000ac21b9559a820" web_uri="4a35000ac21b9559a820" img_width="728" img_height="546" fold="0" onerror="javascript//p1.toutiaoimg.com/large/4a360007f9e2c7b7d526" web_uri="4a360007f9e2c7b7d526" img_width="728" img_height="546" fold="0" onerror="javascript//p1.toutiaoimg.com/large/4a35000ac216314d7af5" web_uri="4a35000ac216314d7af5" img_width="728" img_height="546" fold="0" onerror="javascript//p1.toutiaoimg.com/large/50ed000188d7249aee12" web_uri="50ed000188d7249aee12" img_width="728" img_height="546" fold="0" onerror="javascript//p1.toutiaoimg.com/large/4a34000ac2a384460bfe" web_uri="4a34000ac2a384460bfe" img_width="728" img_height="546" fold="0" onerror="javascript//p1.toutiaoimg.com/large/4a33000ac2696a02e506" web_uri="4a33000ac2696a02e506" img_width="728" img_height="546" fold="0" onerror="javascript//p1.toutiaoimg.com/large/4a35000ac2173e23e35a" web_uri="4a35000ac2173e23e35a" img_width="728" img_height="546" fold="0" onerror="javascript//p1.toutiaoimg.com/large/4a33000ac26876d3a8f5" web_uri="4a33000ac26876d3a8f5" img_width="728" img_height="546" fold="0" onerror="javascript//p1.toutiaoimg.com/large/4a33000ac26aa147edcc" web_uri="4a33000ac26aa147edcc" img_width="728" img_height="546" fold="0" onerror="javascript//p1.toutiaoimg.com/large/4a35000ac2198e2e6522" web_uri="4a35000ac2198e2e6522" img_width="728" img_height="546" fold="0" onerror="javascript 这个网站提供很多适合Microsoft Word的模版。Word Templates Online：也是一个很好的资源，不过模版种类不是特别多。iWorkCommunity：适用于Pages，但是适合旧版本。App Store也有很多适用于Pages的模版，但有些要收费。

3

填写模版。找到文字处理软件自带模版或从其他网站下载后，只需要填充必要信息。模版上各区域明确：姓名、时间、讨论话题、小节标题等。填好相关信息后，检查有没有错误。模版虽然便捷，但不能自动检查错误：拼写、语法或信息错误。不要让某个部分空白。要是某个条目上写着“在此输入”，那就太不专业了。如果有些部分你不想填写，要记得把整个条目都删掉。

4

按照你的需要，对模版进行微调。虽然模版便捷，但你不必完全遵照。你可以自由地调整模版中的项目，更好地符合公司要求和个人喜好。例：你很喜欢某个模版的样式，但是它的表头太长了，那么你可以删减多余部分，只要不破坏模版的整体结构，不对日程表产生负面影响。

方法2

具体操作建议

1

重要话题优先。安排会议日程时把最重要的话题放在最前面。第一个重要性：会议前半部分，参会人员精力比较集中，在这段时间能高效地讨论完重要话题。第二个重要性：以防会议提早结束或有些参会人员提早离会，确保他们在离开前讨论到重要话题。会议不可能完全按照计划中进行。如果有些非关键话题在会议中没讨论到，你可以自己解决或留到下次会议。不过，要是重要话题没讨论到，则未能达成会议目标，这样的会议是失败的。把最重要的话题放在最前面就能避免这种问题。

2

大体遵照会议日程，但也要随机应变。会议中可能出现的一个严重问题就是超时。员工普遍讨厌会议超时——这也可以理解，会议太长太无聊，占用工作时间。看钟表，把握会议进度。在合适的时机礼貌地提醒：“如果想按时结束的话，我们应该进行下一个话题了。”会议不可能完全按照计划进行，所以当某一部分超出预计时间，你应该相应地调整安排。在有限的时间内尽量全面地涵盖日程表上的内容，也要随机应变。例：某部分超时，就得缩短其他部分的时间，或删去不太重要的部分，保证按时结会。（你可以在编写日程时把某些部分标注为“可选”，这样就能更好地控制时间。）

3

早点开始写日程。日程很重要，体现出你的专业性和你对参会人员的尊重。所以要尽早开始，用足够的时间编写出高质量的会议日程。提早写日程还能让你有时间征询反馈。把日程草稿给同事和主管看看，询问他们的意见，帮助你改正错误，添加必要的细节。如果你到会议前最后一刻才写日程，那就没时间征询反馈了。一般的会议日程也许提前一天就能写好，但重要的会议可能要提前几周准备日程。

4

开会前把日程发放给参会人员。确保每个参加会议的人都对会议讨论话题有基本的了解。你可以打印很多份，亲自发放给他们，或者用邮件发电子版。具体怎么做要依据公司文化。总之在发放前要确保日程表没有技术性错误。根据会议的重要性，提前1-2小时发放会议日程。对于重要的会议，需要提前一天甚至更早发放。

5

因为大家都很忙，你应该额外准备几份日程表备用，以防有人忘带。

小提示

提高会议效率的好工具“OARR”：目标（Objective）、日程（Agenda）、角色和责任（Roles& Responsibility）。首先，会议必须具备目标。如果只是为了传达信息，那就别浪费时间开会了。发通知就可以了。目标应该明确，如：确定团队的季度目标。日程是指为了达成会议目标需要讨论的话题，每个话题都要设定讨论时间。如：1. 回顾上季度目标（15分钟）。2. 共同商议本季度目标（20分钟）。3. 精选五个主要目标（10分钟）。角色和责任：会议领导者、记录者、总结行动方案者等。最好设定一个期限，在这个期限内大家可以对日程提出修改意见。接受补充性意见或其他新意见。如果某人因事缺席会议，可以在日程顶部加一块“提前致歉”，写在其他地方或当场提及也可以。如果公司对会议日程格式有专门要求，应该按照该要求来定模版。按章行事很重要。

郑重声明：本文版权归原作者所有，转载文章仅为传播更多信息之目的，如有侵权行为，请第一时间联系我们修改或删除，多谢。

相关文章

网站地图|关于我们|联系我们|广告合作|会员服务|

本站部分文字及图片均来自于网络，如有侵权请及时联系删除处理

Copyright © 2021 欧洲网版权所有